Jeżeli nie czujemy się na siłach albo po prostu nie mamy na to czasu, możemy upoważnić inną osobę, aby dokonywała za nas wszelkich czynności w ZUS. Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina o konieczności aktualizacji danych pełnomocników. Chodzi o to, aby informacje o nas nie znalazły się w niepowołanych rękach. Praktyka pokazuje, że nie wszyscy o to zadbali.

Do kontaktów z ZUS przedsiębiorcy zazwyczaj upoważniają swoich pracowników albo pracowników biura rachunkowego. Pełnomocnictwa, w zależności  woli mocodawcy mogą dotyczyć m. in. wglądu w dane płatnika, odbierania korespondencji czy składania dokumentów.

Gdy zmienia się osoba odpowiedzialna za kontakt z ZUS, przedsiębiorca powinien odwołać nieaktualne już pełnomocnictwo. Często jednak jest to zaniedbywane. Powoduje to sytuacje, gdy jeden płatnik składek ma w danych ZUS pełnomocnictwa dla kilku osób, niekiedy z różnych biur, z którymi prawdopodobnie od dawna nie współpracuje.

Przedsiębiorca może przez internet sprawdzić, kogo upoważnił do kontaktu z ZUS. Wystarczy, że zaloguje się do Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE). Informacje o udzielonych upoważnieniach są w zakładce „Ustawienia”. Pełnomocnictwa może też zweryfikować przy okazji osobistej wizyty.

Przy nadawaniu i odwoływaniu pełnomocnictwa w ZUS można skorzystać z gotowego formularza ZUS PEL. Jeśli przedsiębiorca ma podpis elektroniczny, może wysłać formularz przez Internet z konta PUE. Pozostali mogą go dostarczyć tradycyjną pocztą albo osobiście. Należy pamiętać, żeby we wniosku wskazać adres do korespondencji. Inaczej pisma będą trafiać do miejsca zamieszkania naszego pełnomocnika, a nie do jego siedziby.